Hace poco uno de nuestros clientes nos consultaba si es obligatorio conservar o mantener la guía de Remisión electrónica, es decir si después de emitirla estaba en la obligación de conservarla o la podía desechar?
En principio le respondimos que si, que debe conservarla puesto que la Guía de Remisión nos sirve como sustento de las ventas realizadas o si se trata de compras nos van a servir de respaldo de nuestro crédito fiscal, puesto que en las fiscalizaciones al IGV SUNAT exige demostrar la entrada y salida de los bienes del almacén.
Pero si se trata de la conservación la obligación legal la encontramos en el numeral 7 del articulo 87 del Código Tributario el cual establece lo siguiente:
Información que se debe almacenar:
Entre otros a los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas a ellas(por ejemplo: contratos, libros de actas, comprobantes de pago, documentos que sustenten el traslado de bienes, entre otros).
Incluye a los documentos que regulan las normas sobre comprobantes de pago, incluso aquellos emitidos electrónicamente, salvo la Sunat sustituya al contribuyente en esta obligación.
¿Entonces se debe conservar o no?
Para fines probatorios recomendamos que se conserve la representación impresa de la Guía de Remisión Electrónica, puesto que con esta se demuestra la entrega de los bienes ya que cuenta con los sellos de recepción.
Sin embargo al ser un comprobante electrónico, no existe la obligación de conservarlo físicamente, en el caso de las Guía emitidas por el portal de SUNAT, es la misma SUNAT quien se encarga de su conservación en sus sistemas.
Y si la empresa emite sus guías con sus propios sistemas, en este supuesto si debe conservar el XML de dichos comprobantes hasta por un plazo de 5 años.
¿Hasta cuando debo conservar las guías?
Según lo reculado por nuestro código tributario el plazo de conservación de los documentos es de 5 años o el plazo de prescripción del tributo, el que sea mayor. Se computa desde el primero de enero del año siguiente al vencimiento para la presentación de la declaración tributaria correspondiente.
Conclusiones:
No existe obligación de conservar la Guía de Remisión en formato impreso, pero se recomienda hacerlo para fines probatorios.
Si emites guía por el portal de SUNAT la conservación del archivo digital lo realiza la SUNAT, es decir, sustituye la obligación al contribuyente.
Si emites por tu propio sistema debes conservar los archivos XML hasta por un plazo de 5 años.
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